Guide Acctif : comment obtenir un document administratif ?

Premier guide de la série des « guides citoyens » d’ACCTIF.

La loi permet à chacun d’obtenir auprès des administrations un certain nombre de documents comme nous le rappelle la Commission d’Accès aux Documents Administratifs (CADA) sur son site :

« La loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 reconnaît à toute personne le droit d’obtenir communication des documents détenus dans le cadre de sa mission de service public par une administration, quels que soient leur forme ou leur support. »
Ces documents peuvent être relatifs aux finances, aux marchés publics, à l’urbanisme, ou à d’autres domaines (délibérations complètes des conseils municipaux, compte-rendu d’un conseil d’administration d’un lycée ou d’un collège, etc, etc).
Il peut cependant arriver que l’on ait du mal à obtenir un document : que faire dans ce cas ?
Réponse avec ACCTIF.

Quels documents peut-on obtenir ?

Le site de la CADA nous en donne la liste, par exemple pour l’urbanisme:

Ces documents sont communicables « dans leur ensemble dès qu’une décision est intervenue. ». ainsi les documents préparatoires ne sont, sauf exception, pas communicables.

Assurez-vous avant votre demande pour mettre toutes les chances de votre côté :

  • de bien identifier le document que vous souhaitez (exemple : dossier de permis de construire numéro tant, ou convention de portage foncier passée entre la commune de X ( code postal xxxxx) et la société Y selon délibération du conseil municipal de la commune X en date du X/X/X)
  • que le document est communicable (allez sur le site de la CADA pour vérifier)
  • que c’est bien l’administration que vous avez interrogée qui détient ce document [si ce n’est pas le cas, l’administration que vous avez sollicitée est censée transmettre votre demande à la bonne administration, ce qui cause une perte de temps. Elle n’est pas censée en revanche vous répondre que vous devez vous débrouillez pour trouver vous-même le bon service à interroger]

Vous pouvez aussi préciser que vous souhaitez avoir les documents au format électronique.

C’est ce que nous avons fait par exemple en demandant un certain nombre de documents relatifs à l’étude « Fresnes 2030 »: cahier des charges de l’appel d’offre pour l’étude  ( CCAP, CCTP), offres de prix, rapport d’analyse des offres, etc.  Notre demande a été faite à la SEMAF qui l’a relayée auprès des services de la mairie de Fresnes.

Très important : gardez une copie de la preuve de votre demande : accusé de réception « traditionnel »  si vous avez fait votre demande par lettre recommandée, ou même e-mail automatique envoyé par exemple par un formulaire de contact d’un site web d’une mairie pour vous dire que votre demande a bien été réceptionnée.

Que faire si l’on n’obtient pas le document demandé ?

Vous avez demandé un document à la mairie (ou à la communauté d’agglomération de communes, ou a une autre administration) , et vous n’avez aucun signe de vie de l’administration.

Vous pouvez tenter de savoir où en est votre dossier en recontactant l’administration (la personne chargée du dossier peut être absente, ou votre demande s’est peut être égarée dans le mauvais service).

Parfois aussi cela arrive, il y a une réticence de l’administration à vous communiquer le document. Si un mois après votre demande vous n’avez pas eu de réponse de l’administration, vous pouvez considérer que celle-ci a implicitement rejeté votre demande: vous pouvez passer à l’étape 1.

Étape 1 : Faire intervenir la CADA

Vous allez donc demander à la CADA d’avoir accès au document que vous avez demandé et pas obtenu. C’est gratuit, très simple et assez rapide, comme nous avons pu le constater nous-même.

Pour cela envoyez un mail à cada(@) cada.fr , par exemple :

Objet : demande d’avis sur la communication d’un document d’urbanisme

Madame, Monsieur

Le X/X/X j’ai demandé par e-mail (copie en pièce jointe) à la commune de X  (code postal xxxxx) , la convention de portage foncier passée entre la commune de X et la société Y selon délibération du conseil municipal de la commune X en date du X/X/X).

A ce jour je n’ai aucune réponse de la commune, je sollicite votre avis à ce sujet car je souhaite avoir communication de ce document.

En vous remerciant de votre intervention,

(formule de politesse)

Vous pouvez aussi envoyer un courrier recommandé si vous préférez, mais notre expérience montre que ce n’est pas la peine.

Pour plus de détails sur la demande d’intervention de la CADA c’est ici.

Que se passe-t-il ensuite ?

Environ une semaine plus tard, vous recevez un premier email de la CADA , qui va soit rejeter votre demande (car trop imprécise ou pour une autre raison de forme), soit vous indiquer que votre demande va être examinée à la séance du X/X/X (comptez un à deux mois plus tard).

Dans ce dernier cas, la CADA va contacter la commune (ou plus généralement l’administration) en cause pour en savoir plus et rendra alors son avis qu’elle vous enverra ainsi qu’à la commune.

Soit la CADA estime que votre demande n’est pas fondée (pour une raison de fond). Soit elle estime que l’administration doit accéder à votre demande.Bien souvent la CADA publie une partie de ses avis ici (les avis sont anonymisés donc votre nom n’y apparaitra pas).

L’administration a alors deux solutions :

  • soit elle vous donne le document demandé. Certaines villes prévoient dans leur règlement intérieur du conseil municipal que la commune se plie à tous les avis de la CADA (mais ce n’est pas le cas du règlement fresnois)
  • soit elle refuse. Si vous êtes motivés vous passez à la phase 2.

Etape 2 : (si l’étape 1 n’a pas réussi) Saisir le tribunal administratif

L’étape 2 (contentieuse) ne peut être lancée qu’après l’étape 1.  Il vous faut saisir  le tribunal administratif compétent, pour Fresnes c’est le tribunal administratif de Melun.

Nous n’avons pas encore testé ce dispositif !